Kirjastoasiakkaamme esittely

Turun kaupunginkirjasto on ollut sopimusasiakkaamme vuoden 2017 alusta lähtien. Kirjaston palvelupäällikkö Kaisa Hypénillä on yli kolmenkymmenen vuoden kokemus kirjastoalalta.

Nykyisessä toimessaan kokoelmista vastaavana palvelupäällikkönä hän on toiminut yhdeksän vuoden ajan. Vastuualueenaan hänellä ovat kokoelma-asiat eli seikat hankintasopimusten kilpailuttamisesta aina poistojen ja varastoinnin linjauksiin sekä kirjaston vanhimman kokoelman hoitoon.

Kirjastohankinnat ovat julkista hankintaa, joka tulee toteuttaa hankintalainsäädännössä säädettyjä menettelytapoja noudattaen. Julkisten hankintojen tärkein tavoite on tehostaa julkisten varojen käyttöä. Kirjavälityksen Hankintapalvelut on osallistunut julkisen hankinnan kilpailutuksiin jo vuodesta 2006 lähtien tarjoamalla mm. kirjastoille palveluita.

Sopimusasiakkaina kirjastot sitoutuvat sopimuskauden aikana tekemään hankintansa kilpailutuksessa valitsemiltaan sopimuskumppaneilta. Suuri osa suomalaisista yleisistä kirjastoista on tällä hetkellä Kirjavälityksen Hankintapalveluiden sopimusasiakkaina.

Kirjastoilla on aineistohankinnan lisäksi myös erilaisia palvelutarpeita, kuten keskitetty tarjonta, metatieto, muovitus ja laskutus. Vastaavasti kustantajilla on tarve saada aineistonsa sujuvasti ja pienin kuluin kirjastojen hankittavaksi. Kirjavälityksen Hankintapalvelut välittää aineistoja kustantajilta kirjastoille helposti ja kustannustehokkaasti.

Hankintaportaali vertaa hintoja

Turun kaupunginkirjasto ja Vaski-kirjastot ovat kehittäneet kirjastohankintaan hankintaportaali-menettelyn. Siinä hankintayksikkö valitsee kilpailutuksen perusteella aineistotoimittajat, jotka rakentavat yhteydet hankintayksikön käytössä olevaan hankintaportaaliin. Hankintaportaali vertaa tilauksen tekohetkellä sopimustoimittajien hinnat ja valitsee niistä edullisimman hankittavaksi. Hankintaportaali-menettely on otettu käyttöön Turun kaupunginkirjaston hyvien kokemusten pohjalta myös useissa muissa Suomen kirjastoissa.

Kaisa Hypén kokee, että Kirjavälitys on ollut hyvä yhteistyökumppani Turun kaupunginkirjastolle. Tärkeää on että toimitukset ovat nopeita, hintataso on oikea ja tuotetiedot saadaan kirjoista mahdollisimman kattavina jo ajoissa. Hypén kertoo, että e-kirjojen ohella myös painettujen kirjojen lainausmäärät ovat kasvaneet Turun kaupunginkirjastossa, ja varausten maksuttomuuden ansiosta lähes kaikkiin uutuuksiin kohdistuu varauksia jo hankintavaiheessa. Yliopistokaupungissa kirjastojen asiakkaat ovat hyvin tietoisia eri alojen uutuusteoksista ja hankintaehdotuksia tulee monipuolisesti erityisalojen kirjoista. Hypénin mukaan myös erilaisissa virhe- ja reklamointitilanteissa Kirjavälitys on reagoinut nopeasti ja virheet on saatu oikaistua.

Tulevaisuuden yhteistyöltä Hypén toivoo laajan kotimaisen kirjallisuuden tarjonnan ohella laajenevaa tarjontaa myös muilla kielillä. Yhteistyötä voisi hänen mukaansa kehittää metatietoon ja niteiden käsittelyyn liittyvillä palveluilla. Näillä tekijöillä voi parantaa kirjaston omaa asiakaspalvelukykyä.